我到日本企业参加商务会议时，对挂在会议室墙壁上的《会议纪律守则》，总是很感兴趣。通过拜读这些守则，我深切地感到，一份严谨的《会议纪律守则》，不仅能提高会议效率，而且还能提高会议质量。 

为了便于描述，我参考一些日本企业的《会议纪律守则》，简要归纳了一份如下的会议纪律作为参考样本。 

顺便提示一下，很多日本企业规定，即使是只有本企业员工参加的内部会议，只要是借用外部会议室，或者使用客户企业的会议室，就一律禁止谈论任何重要商业信息。

这是因为，有一些日本企业的会议室之间的隔板，是很薄的塑料板，需要时刻注意隔墙有耳，保持警惕。而且，现代化的会议室内，设置着各种音像设备和IT系统，从守秘原则考虑，谨慎选择安排会议室，已经成为遵守会议纪律的重要考虑因素。

会议效率

日本企业内部的各种会议，基本可以归纳为以下三种类型：

1.决策研讨型会议；

2.价值创造型会议；

3.信息共享型会议。

针对各种类型的会议，有一些日本企业在员工培训教材中，对“会议效率”专门作了一些总结定义。

为了便于描述，参考以上会议效率的定义，结合我个人的理解，简要总结了一份会议效率评价结果。如下，仅供参考：

ABC企业某一年度销售计划会议的会议效率评价结果

当然，把会议效率予以归纳定义，可能会被认为非常理论化，或过于抽象。不过，我认为为了提高会议效率，在一定程度上，这样的相对量化指标还是值得参考研究的。

顺便提及一下，为了提高会议效率和节省出差经费，很多日本企业在数年前，就已经开始大力推广应用网络视频的方式召开会议。据说，有的日本企业，投资添置了网络视频会议系统后，正式启用的第一个月所节省的差旅费用，就相当于网络视频会议系统的设置费用。

以网络视频的方式召开会议得到推广应用后，据说有一些日本企业的下属单位间的沟通机会显著增加。虽然出差的机会减少了，但是工作效率却得到了很大的提高。

会场闹钟

为了严格控制会议时间，有一些日本企业在会议室桌子的一侧或者两侧，摆放上闹钟。以下图片是桌子两侧都安装了闹钟的会议室。

会议质量

为了精简会议内容，一些日本企业对会议质量，提出了严格的要求，并对会议质量进行了如下定义：

不过，关于会议质量，毕竟是比较难以直观评价的事物。因此，对会议质量的量化指标，是很难归纳定义的。

当然，我非常赞同，可以通过采取以下具体措施，提高企业的会议质量：

◎1.缩减会议议题。会前审阅议题，提前讨论准备，删减能在会前解决的议题。

◎2.改善会议方式。增加电话会议或者网络视频会议，减少以开会为目的的外地出差。

◎3.精简会议人数。提前确定会议紧急程度，杜绝无关人员参加会议，等等。

议题管理

为了预防只开会讨论，而不解决实质问题的会议现象，有的日本企业通过编制《议题管理表》的方式，监督管理会议效果。我曾经观察到，一些日本企业规定《议题管理表》必须作为会议纪要的附件，予以归纳汇总，并在会后，给相关的各部门传阅。以下列举一份作为会议纪要附件的《议题管理表》，仅供参考。

关于上述《议题管理表》，与其说是为了概括会议需要解决的问题内容，不如说，主要是为了加强督促管理，促使相关问题，能够及时得以解决。

避免争吵

一般而言，在日本企业的内部会议上，很少发生争论、争吵的现象。但是，我亲自遇到多次，在内部会议上领导严厉批评、斥责下级员工的情景。有时候，我真的难以想象，平日里那么和蔼的企业管理人员，居然能如此严厉、粗暴地对待自己的部下。

当然，在日本企业内部，由于存在着严格的上下等级关系，其实很少可以看到下级员工为自己辩解的情形。

关于日本企业的内部会议讨论，我总是感到，讨论的气氛不够热烈。换言之，我感觉日本企业的很多员工，善于倾听，但是不善于参与讨论。可是，如果没有激烈的会议讨论，就难以有建设性的意见出现。如果没有意见交换和各种声音的存在，应该是很难摩擦出新的思想火花。

会议评价

有一些日本企业，非常重视会议的评价结果，要求参会者在会议结束后提交一份《会议评价表》。会议组织者通过汇总参会者的评价结果，不仅可以了解参会者对会议的满意程度，还可以获得必要的建议和反馈意见。

据了解，有一些日本企业，通过《会议评价表》的方式，考核参会者的出席情况。以下列举一份内容比较简略的《会议评价表》，仅供参考：

*注释1：关于满意程度，如果圈填第4和第5选项，请简略注明您不太满意或不满意的理由。

站立开会

有些日本制造业企业，把一些包括生产管理在内的经营管理会议，尽量组织、安排在车间现场或者仓库召开。尤其是这种站立会议的现场没有桌椅板凳，以讨论沟通问题为主，注重会议气氛，不需要特殊关注领导的态度和座位。

据一些日本企业员工介绍，这种站立开会的方式有很多好处。例如，提高会议效率、不打瞌睡，根据需要在现场直接解决问题。

据我观察，这种站立开会的方式也特别适合贯彻落实一些具体、务实的经营管理措施。

例如，适合贯彻落实包括但不限于以下这些日本企业常见的经营管理措施：

三现主义：现场、现物、现实；

三即主义：即时、即刻、即做；

三觉主义：视觉、触觉、听觉；

三彻主义：彻头、彻尾、彻底。